KLAUZULA INFORMACYJNA
W ZWIĄZKU Z KONTAKTEM Z ADMINISTRATOREM Z ART. 13 I 14 RODO
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla osób, które kontaktują się z Administratorem (Schuessler-Plan Inżynierzy sp. z o.o.) za pośrednictwem poczty elektronicznej.
1. Administrator i dane kontaktowe
Administratorem danych osobowych jest Schuessler-Plan Inżynierzy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 96, 00-807 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000287096, NIP 5252399843, REGON 141030470.
2. Kontakt z Adiministratorem
Z Administratorem można skontaktować się za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod adresem siedziby wskazanym powyżej lub mailowo pod adresem warszawa@schuessler-plan.com.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach, w oparciu o następujące podstawy prawne:
a. w celu prowadzenia korespondencji, w tym udzieleniaud odpowiedzi na wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, jakim jest utrzymywanie kontaktu z osobami zainteresowanymi działalnością Administratora, terminowe prowadzenie wszelkiej komunikacji w związku z prowadzoną działalnością, dbanie o jakość współpracy z klientami i kontrahentami oraz innymi zainteresowanymi stronami), a ewentualnie także:
b. w celu zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba fizyczna działająca we własnym imieniu – na podstawie m.in. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdyż przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania w/w czynności oraz do podjęcia na Pana/Pani żądanie działań przed zawarciem umowy;
c. w celu zawarcia i wykonania umowy w odniesieniu do strony innej niż osoba fizyczna z uwagi na prawnie uzasadniony interes Administratora, jakim jest kontaktowanie się za pośrednictwem osób wskazanych do kontaktu/reprezentowania/wykonania umowy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
d. w celu wykonania przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa mających zastosowanie do jego działalności, w szczególności podatkowych i rachunkowych oraz wynikających z innych przepisów regulujących działalność Administratora (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
e. w celu wykonania przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z przepisów dotyczących prawa zamówień publicznych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
f. w celu archiwizacji dokumentacji i komunikatów, w tym korespondencji wytworzonej przez Administratora w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, z uwagi na jego prawnie uzasadniony interes, jakim jest niezbędność udokumentowania dowodów prowadzonej działalności, m.in. zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wykorzystania archiwizowanego materiału w celu dochodzenia, ustalenia czy obrony przed roszczeniami (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
4. Zrodla oraz kategorie danych osobwych
Dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od nadawcy korespondencji lub zostały przekazane przez nadawcę korespondencji w jej treści albo przez Pana/Pani pracodawcę/zleceniodawcę/mocodawcę. W niektórych sytuacjach dochodzi do pozyskania danych reprezentanta ze źródeł publicznych (rejestry publiczne, strona internetowa, itp.). Zakres przetwarzanych danych obejmuje zasadniczo: imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję, adres e-mail, numer telefonu, nazwę i dane kontaktowe firmy oraz treść prowadzonej korespondencji.
5. Odbiorcy danych
Administrator ma prawo przekazywać Pana/Pani dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania, tj.: podmiotom, które świadczą na rzecz Administratora usługi wsparcia IT, w tym obsługę i serwisowanie systemów informatycznych, hosting danych i usługi chmurowe, naszym upoważnionym pracownikom i współpracownikom, operatorom pocztowym i kurierom, kancelariom prawnym, audytorom, bankom, ubezpieczycielom, podmiotom odpowiedzialnym za archiwizację lub niszczenie danych, spółkom z grupy Schuessler w wewnętrznych celach administracyjnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku realizacji postępowań w trybie zamówień publicznych dane osobowe mogą być również przekazywane osobom lub podmiotom, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie tych przepisów.
6. Przetwarzanie poza EOG
Co do zasady Administrator nie przekazuje Pana/Pani danych osobowych do państwa trzeciego (tj. państwa nienależącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego). Gdyby miał się odbyć taki transfer Pana/Pani danych osobowych – dokonamy tego na podstawie standardowych klauzul ochronnych (na podstawie art. 46 ust. 2 RODO) lub zapewniamy inny mechanizm, który jest zgodny z prawem i legalizuje taki transfer oraz zapewni odpowiednie gwarancje ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi. Transfer do Stanów Zjednoczonych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10.07.2023 r., stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE-USA (art. 45 RODO).
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przetwarzane przez czas prowadzenia korespondencji. Po tym czasie dane osobowe będą przetwarzane przez okres określony przepisami dotyczącymi przedawnienia roszczeń, o ile wcześniej nie zostanie wniesiony skuteczny sprzeciw wobec takiego przetwarzania. W przypadku zawarcia lub realizacji umowy, Administrator będzie przetwarzał dane osobowe przez czas trwania umowy, a po tym czasie będą przetwarzane przez 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy lub rachunkowy, chyba że dłuższy termin będzie wynikał z przepisów prawa lub okresów przedawnienia roszczeń. Pani/Pana dane osobowe w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane przez okres wskazany w przepisach prawa. Dla dokumentów wytworzonych w ramach zamówień publicznych krajowych jest to okres 5 lat, dla zamówień publicznych unijnych jest to okres 10 lat. Natomiast umowy cywilno-prawne wraz z dokumentacją dotyczącą ich realizacji, niezależnie od trybu, w jakim zostały zawarte, przechowywane są przez okres 10 lat.
8. Prawa podmiotów danych
Przysługuje Panu/Pani prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych Pana/Pani dotyczących, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Przysługuje Panu/Pani prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celu realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności.
9. Prawo wniesienia skargi do organu
Na działania Administratora przysługuje Panu/Pani skarga do właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Dobrowolnosc podania danych
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w ramach prowadzonej korespondencji jest dobrowolne, ale niepodanie danych uniemożliwia kontaktowanie się z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej. Podanie danych wskazanych przez Administratora jako niezbędne do zawarcia umowy jest warunkiem umownym, a konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia lub realizacji umowy. Podanie niektórych danych (np. związanych z rozliczeniem wynagrodzenia) może być wymagane przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, a w przypadku realizacji postępowań w trybie zamówień publicznych wymóg podania danych osobowych wynika z przepisów prawa zamówień publicznych.
11. Profilowanie
W stosunku do Pana/Pani nie będą podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
